رد دفاتر قانونی چیست؟

عدم تطابق دفاتر حسابداری با استانداردهای تحریر دفاتر موجب رد دفاتر قانونی توسط بازرسان مالیاتی می‌شود. رد دفاتر به این معنی است که بازرسان مالیاتی، پلمپ دفاتر قانونی شما را نپذیرفته‌اند. اگر دفاتر کل و روزنامه به هر دلیل رد شود، جریمه‌های مالیاتی را به همراه خواهد داشت.

در این مقاله کلیه مفاهیم مربوط به رد دفاتر قانونی را بررسی می‌کنیم. دلایلی که باعث رد دفاتر می‌شود را توضیح می‌دهیم. در مورد جریمه‌های مالیاتی رد دفاتر قانونی صحبت می‌کنیم و در پایان به ذکر نکات مهم دراین‌خصوص می‌پردازیم.

رد دفاتر قانونی چیست؟

پس از ثبت شرکت، پلمپ دفاتر قانونی از اقدامات لازم است که باید تمامی صفحات دفاتر قانونی در اداره مالیات و ثبت شرکت‌ها، پلمپ شود.

رد دفاتر قانونی به معنای آن است که مودیان مالیاتی با بررسی دفاتر قانونی به این نتیجه رسیده‌اند که دفاتر بر اساس آیین‌ نامه تحریر دفاتر قانونی تنظیم نشده است. پس اقدام به رد دفاتر می‌کنند.

رد شدن دفاتر قانونی به عوامل مختلفی بستگی دارد که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم.

دلایل رد دفاتر قانونی

در ماده 20 آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی، به نحوه تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی اشاره شده است. همچنین دلایل رد دفاتر قانونی نیز در این ماده قانون آورده شده است.

نکته مهم

از مردادماه سال 1397 با حذف علی الراس از نظام مالیاتی، مبنای تشخیص مالیات‌ بردرآمد بررسی اسناد و مدارک عینی شد.

لیست موارد موجب رد دفاتر

اما لیست دلایل رد دفاتر قانونی چیست؟ مواردی که باعث رد دفاتر قانونی می شود کدامند؟ موارد رد دفاتر می‌تواند ناشی از موارد زیر باشد:

• بستانکاری حساب های بانکی

رد دفاتر به‌خاطر بستانکاری حساب های بانکی زمانی رخ می‌دهد که حساب های نقدی و بانکی مودی بستانکار شود.

البته اگر بستانکاری حساب‌های بانکی و نقدی ناشی از تاخر و تقدم ثبت حساب‌ها باشد موجب رد دفاتر نمی‌شود.

• تاخیر تحریرات

طبق ماده 95 آیین‌نامه اصلاحی قانون مالیات‌های مستقیم، رد دفاتر قانونی به‌خاطر تاخیر تحریرات زمانی رخ می‌دهد که تحریر دفتر روزنامه بیش از 15 روز و تحریر دفتر کل و دفتر مشاغل با تاخیر بیش از حد مجاز آیین‌نامه باشد.

• استفاده از دفاتر نانویس سال های قبل

استفاده از دفاتر نانویس سال های قبل موجب رد دفاتر می‌شود. یعنی اگر مودی مالیاتی از دفاتر خالی و استفاده نشده سال‌های مالیاتی قبل استفاده کند، این کار از موارد رد دفاتر قانونی خواهد بود.

نکته: اگر مودی از دفاتر نانویس سال‌های قبل استفاده کرده باشد، از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید 30 روز فرصت دارد تا مراتب را به حوزه مالیاتی مربوطه گزارش دهد تا مشکلی از نظر پذیرش دفاتر قانونی ایجاد نشود.

• سفید ماندن همه صفحات

رد دفاتر به‌خاطر سفید ماندن همه صفحات یکی دیگر از دلایل رد دفاتر توسط بازرسان مالیات است، البته اگر سفید ماندن به‌خاطر ثبت تراز افتتاحی نباشد.

همچنین اگر زیر صفحات دفتر در انتهای روز، هفته یا ماه سفید باشد به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف باشد و زیر قسمت سفید مانده خط کشیده شود، دفتر همچنان معتبر خواهد بود.

• عدم ثبت خلاصه عملیات شعب

عدم ثبت خلاصه عملیات شعب یا شعباتی که مودی در نقاط مختلف دارد، موجب رد دفاتر قانونی می‌شود. باتوجه‌ به ماده 14 آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی، ثبت خلاصه عملیات شعب در دفاتر پلمپ الزامی است. خلاصه شعب می‌تواند سالانه یا ماهیانه در دفاتر ثبت شود. با مطالعه مقاله انواع دوایر و شعب می توانید اطلاعات خود را در این زمینه افزایش دهید.

• عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری

عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری موجب رد دفاتر قانونی می‌شود. یعنی اگر مودی از سیستم مکانیکی یا الکترونیکی به‌جای اتوماسیون حسابداری استفاده کرده باشد، باعث رد دفاتر خواهد شد.

توجه داشته باشید که اگر اشتباه رخ‌داده در ثبت عملیات، اصلاح نشده باشد، به‌موجب ماده تبصره 10 آیین‌نامه تحریر، موجب رد دفاتر قانونی خواهد شد.

• صفحات سفید

اگر تعداد صفحات سفید در دفاتر قانونی بیش از حد مجاز باشد موجب رد دفاتر خواهد شد.

• خارج شدن دفاتر از پلمپ

هر مودی مالیاتی موظف به پلمپ دفاتر قانونی و نگهداری از آن‌ها برای تسلیم به بازرسان مالیاتی است. این دفاتر نباید از پلمپ خارج شوند. خارج شدن دفاتر از پلمپ به هر دلیلی مصداق رد دفاتر قانونی است.

توجه کنید که اگر دفاتر قانونی از پلمپ خارج شده باشد، ثبت رویدادهای مالی حتی با شماره‌گذاری هم در آن فایده ندارد و مورد بازرسی اداره مالیات قرار نمی‌گیرد.

• فقدان یک یا چند برگ دفاتر پلمپ شده

حتی اگر یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ کنده یا پاره شده باشد، آن دفتر مورد رسیدگی اداره مالیات نمی‌گیرد؛ بنابراین فقدان یک یا چند برگ دفاتر پلمپ شده موجب رد دفاتر می‌شود.

• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی

دیگر دلیل رد دفاتر قانونی، عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی در دفاتر قانونی است. یعنی اگر برای بازرسان مالیاتی مشخص شود که مودی با هدف سوءاستفاده، فعالیت مالی را در دفتر ثبت نکرده است، آن دفتر مورد پذیرش نیست. بهتر است تمام فعالیت های مالی شرکت در یک نرم افزار دریافت و پرداخت ثبت شوند، که در زمان ثبت اطلاعات در دفاتر، تمام اطلاعات در دسترس باشند و هیچ ثبتی جا نماند.

• تقدم ثبت

مطابق آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی مبنی‌بر رعایت انسجام ثبت رویدادها، اگر تقدم ثبت رعایت نشود و رویدادهای مالی به ترتیب وقوع در دفاتر ثبت نشوند، این امر موجب رد دفاتر خواهد شد.

• حذف کردن رویدادهای مالی با وسایل شیمیایی

ماده 20 آیین‌نامه تحریر دفاتر، در مورد رد دفاتر قانونی به‌خاطر پاک‌کردن مندرجات دفاتر صحبت می‌کند. به‌این‌ترتیب که حذف کردن رویدادهای مالی با وسایل شیمیایی یا هرگونه عملی که باعث پاک شدن یا تغییر در دفاتر پلمپ شود، موجب رد دفاتر خواهد شد.

• محو کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر

همانند مورد قبل، طبق ماده 20 آیین‌نامه تحریر دفاتر، محو کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر که باعث تغییر یا محو مندرجات دفتر شود، موجب رد دفاتر قانونی می‌شود.

موارد رد دفاتر بر اساس آیین نامه جدید چیست؟

در جدول زیر چک‌لیست موارد رد دفاتر قانونی بر اساس آیین‌نامه جدید آمده است:

دلایل رد دفاتر توسط بازرسان اداره مالیات

دلایل رد دفاتر از دید بازرسان مالیات می‌تواند از موارد زیر باشد:

• دفاتر قانونی با مداد نوشته شده
• عدم ثبت دفتر روزنامه و دفتر کل توسط ماموران مالیاتی قبل از درج هرگونه رویداد مالی در دفاتر
• مفقود شدن یک یا چند برگ دفاتر قانونی
• عدم ثبت یک یا چند رویداد مالی در دفتر
• ثبت رویدادهای مالی در حاشیه دفاتر
• ثبت رویدادهای مالی بین سطور
• انجام هرگونه عملیاتی که موجب محو یا پاک شدن صورت‌های مالی شود
• تاخیر در ثبت دفاتر روزنامه و کل به قصد سوءاستفاده
• عدم رعایت تقدم ثبت
• خالی ماندن صفحات سفید مابین رویدادهای مالی
• بستانکاری حساب‌های بانکی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب‌ها
• عدم ثبت رویدادهای مالی مربوط به شعبه یا شعب مودی
• عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی دفاتر قانونی
• امتناع از ارائه همه دفاتر بنگاه اقتصادی یا شرکت
• عدم اصلاح اشتباهات غیر اختیاری در ثبت رویدادهای مالی
• استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری برای ثبت رویدادهای مالی و عدم ثبت عملکرد در دفاتر قانونی
• استفاده از یک دفتر برای چند سال متمادی برای ثبت رویدادهای مالی
• ثبت غیرواقعی رویدادهای مالی که رخ نداده است

راه حل اصلی جلوگیری از رد شدن دفاتر قانونی

دو راه اصلی جلوگیری از رد شدن دفاتر قانونی عبارتند از:

• برطرف‌کردن مغایرت و اصلاحات در اظهارنامه 3 ماهه مالیات بر ارزش افزوده با دفاتر قانونی: با قرارگیری اقلام غیر مشمول در کنار پارامتر‌های مشمول مالیات بر ارزش افزوده، می‌توان مغایرت بوجود آمده در اظهارنامه مالیاتی را ر فع کرد.
• برطرف‌کردن رفع مغایرت و اصلاحات گزارش 3 ماهه خریدوفروش فصلی با اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده و دفاتر قانونی

رد دفاتر قانونی 20 درصد جریمه دارد

جریمه رد دفاتر قانونی

جریمه رد دفاتر قانونی شامل جریمه 20 درصدی مالیات دهنده خواهد بود. در صورت ارائه اما رد دفاتر توسط بازرسان این جریمه به میزان 10 درصد خواهد بود.

بخشودگی جرایم رد دفاتر

مطابق ماده 189 قانون مالیات‌های مستقیم اگر به مدت 3 سال، کلیه مدارک و دفاتر قانونی مودی در موعد مقرر تحویل داد و قبول شده باشد و نیز بدون مراجعه به هیات های حل اختلاف مالیاتی، مالیات خود را پرداخت کرده باشد، به‌عنوان جایزه خوش‌حسابی، معادل 5% اصل مالیات سه سال مذکور علاوه بر استفاده از مزایای مقرر در ماده 190 این قانون از محل وصولی‌های جاری پرداخت یا در حساب سنوات بعد او منظور خواهد شد که این جایزه از پرداخت مالیات معاف شد.

در تبصره 1 ماده 190 قانون مالیات‌های مستقیم نیز آمده است که اگر مودیان، متعهد به انجام تکالیف و پرداخت‌های قانونی خود بوده و به‌موقع اظهارنامه و کلیه دفاتر قانونی خود را تحویل داده باشند، از 80 درصد جرایم مقرر در ماده قانون 239 معاف خواهند بود؛ لذا باید برگ تشخیص مالیاتی صادره را قبول یا با اداره مالیات توافق نمایند و نسبت به پرداخت مالیات با ترتیب پرداخت آن اقدام کنند

همچنین، اگر مودی تا یک ماه از تاریخ ابلاغ برگ قطعی مالیات نسبت به پرداخت یا ترتیب پرداخت آن اقدام کند مشمول معافیت 40 درصدی از جرایم مالیاتی خواهد بود.

نکات مهم رد دفاتر

در این بخش به توضیح نکات مهم رد دفاتر می‌پردازیم.

اگر اشتباه حسابی در ثبت عملیات رخ دهد موجب رد دفاتر خواهد بود؟

خیر. درصورتی‌که در عملیات مربوط به سال مالی، اشتباه حسابی رخ دهد و در همان سال نسبت به اصلاح آن اقدام شود، طبق تبصره ماده 10 آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی، با ارائه مستندات لازم، دفاتر ارائه شده معتبر است.

رد دفاتر چه تاثیری از نظر مالیات خواهد داشت؟

رد دفاتر از نظر مالیاتی شامل 3 مورد است:

• اگر بنا به دلایلی نظیر عدم رعایت موازین و استانداردهای حسابداری، تحریر دفاتر قانونی مورد تایید ممیز مالیاتی نباشد؛ باید دلایل رد دفاتر به‌صورت مکتوب به مودی اعلام شده و ظرف مدت 30 روز به هیات مربوطه ارجاع شود. بدیهی است که تشخیص درآمد مشمول مالیات بر اساس رسیدگی به دفاتر خواهد بود.
• اگر دفاتر مورد قبول باشد اما دارای تخلفاتی مثل محو کردن، تراشیدن، پاک‌کردن و … مندرجات باشد مشمول جریمه است.
• حداکثر جریمه رد دفاتر قانونی 10 درصد مالیات متعلقه بوده که این 10 درصد باید از 100 هزار ریال بیشتر باشد.

جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی چقدر است؟

جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی شامل جریمه 20درصدی مالیات متعلقه خواهد بود.

تاثیر دفتر معین در رد دفاتر چیست؟

دفتر معین برای ثبت حساب‌های دفتر کل به‌صورت جداگانه است که کاربرد اصلی آن، ثبت دقیق و جزئی اطلاعات دفتر کل است. ثبت دقیق اطلاعات در دفتر معین، موجب اطمینان از صحت مندرجات دفتر کل خواهد شد که در نتیجه از اعمال جرایم مالیاتی جلوگیری می‌کند.

اثر رد دفاتر چقدر است؟

اگر دفاتر ابرازی مودی از نظر نحوه نگهداری، تحریر یا تنظیم حساب‌ها، توسط بازرس یا سربازرس مالیاتی غیر قابل رسیدگی تشخیص داده شود و یا به دلایلی مثل عدم رعایت موازین مقررات آیین‌نامه تحریر، مردود اعلام شود. باید بازرس مالیاتی باید مراتب کتبی را با ذکر دلایل به مودی اعلام و پرونده را جهت رسیدگی به هیات مودی مربوطه ارجاع دهد.

تا 30 روز از تاریخ ابلاغ، مودی باید به آن هیات مراجعه و با ارائه توضیحات کتبی و مستندات لازم، ایرادات را رفع کند.

لازم به ذکر است که تشخیص مالیات‌بردرآمد بر اساس رسیدگی به دفاتر است. در غیر این صورت، بر اساس رأی هیات، تشخیص مالیات‌بردرآمد از طریق علی الراس انجام خواهد شد.

حداکثر جریمه موارد رد دفاتر قانونی طبق تبصره یک ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم به شرح زیر است:

• تا ده درصد مالیات اگر ده درصد مزبور از یک‌صد هزار ریال بیشتر باشد
• تا یک‌صد هزار ریال اگر ده درصد مالیات متعلق برابر یا کمتر از یک‌صد هزار ریال باشد
• تا یک‌صد هزار ریال در صورت عدم شمول مالیات

نتیجه‌گیری

نگهداری، تنظیم و پلمپ دفاتر قانونی و زمان ارائه به اداره مالیات از اقدامات مهم شرکت‌ها پس از تأسیس است. اگر توسط بازرسان مالیاتی رد دفاتر قانونی بنا به دلایلی از جمله خارج کردن دفاتر از پلمپ، سفید گذاشتن صفحات، عدم درج رویدادهای مالی، بستانکاری حساب‌های بانکی و … انجام شود، موجب اعمال جریمه 20 درصدی از مالیات متعلقه خواهد شد.

در این مقاله سعی کردیم علاوه بر توضیح مفاهیم رد دفاتر قانونی، شما را با دلایلی که موجب رد دفاتر می‌شود آشنا کنیم و راهکارهای جلوگیری از رد دفاتر را معرفی کنیم تا به‌جای جریمه، پاداش خوش‌حسابی معادل 5% اصل مالیات دریافت کنید. در پایان اگر سؤالی دارید با ما در قسمت نظرات مطرح کنید.