اطلاعات کارکنان (پرسنل) چگونه باید ثبت شود ؟
اطلاعات کارکنان داده هایی ضروری است که یک سازمان نیاز دارد به منظور سیاست گذاری یا موارد عادی بطور پیوسته به آن مراجعه کند . اکسل عمومی ترین و ارزان ترین نرم افزار محاسباتی ونگهداری اطلاعات پرسنلی می باشد.
جمعآوری اطلاعات پرسنلی کارکنان
استفاده از پرونده پرسنلی در اکسل یکی از بهترین راهها برای نگهداری، سازماندهی و مدیریت اطلاعات پرسنلی است. ایجاد این پروندهها کمک میکند تا اطلاعات استخدامی پرسنل در یک فایل قابل مدیریت و قابل دسترس باشد و از مشکلاتی مانند ردیابی برگههای کاغذی، اشتباهات عملیاتی و بروز خطاهای دیگر در دفترچههای مستقل پرهیز شود.
با ایجاد یک پرونده پرسنلی، شما میتوانید اطلاعاتی مانند نام، نام خانوادگی، شماره تلفن، آدرس، ایمیل و اطلاعات مربوط به استخدام (مانند تاریخ استخدام، شغل و موارد دیگر) را برای هر کارمند در فایلی قابل مدیریت و قابل دسترس داشته باشید.
چطور میتوانیم پرونده پرسنلی در اکسل درست کنیم؟
نگهداری، سازماندهی و مدیریت اطلاعات پرسنلی از مسائل حیاتی است که تاثیر مستقیم بر کارایی و بهره وری کارمندان دارد. یکی از راهکارهای خوب برای مدیریت این کار، ایجاد یک پرونده پرسنلی در اکسل است.
مرحله 1
قبل از شروع ورود اطلاعات پرسنلی به پرونده، ایجاد عنوانهای ستون لازم است. بهتر است که نام، نام خانوادگی، شماره تماس، تاریخ استخدام، پست شغلی و بخش مربوطه را به عنوان ستونهای پایه برای پرونده پرسنلی ایجاد کنید. برای مثال، در صورتی که بخش ارتباطات و بازاریابی از سازمان دارای کارمندان زیادی است، میتوانید ستونهای خصوصی به این بخش اختصاص دهید.
مرحله 2
بعد از ایجاد ستونهای پرونده، باید اطلاعات پرسنلی را به پرونده وارد کنید. جهت این کار، پیشنهاد میشود از کارتابلی استفاده کنید که شامل نام، نام خانوادگی، شماره تماس، تاریخ استخدام، پست شغلی و بخش مربوطه باشد. با بهروزرسانی اطلاعات پرسنلی کارمندان، شما میتوانید به راحتی به اطلاعات مرتبط با هر یک از کارمندان خود دسترسی داشته باشید.
مرحله 3
در این مرحله، پس از ورود اطلاعات پرسنلی به پرونده، باید دادهها را سازماندهی کنید. برای سازماندهی دادهها میتوانید به تاریخ استخدام، بخش و تیم، پست شغلی و سطح سازمانی کارمندان توجه کنید. در نتیجه، میتوانید به راحتی و در سریعترین زمان ممکن به اطلاعات نیازمند دسترسی داشته باشید.
مرحله 4
یکی از ویژگیهای مفید اکسل، استفاده از فیلترهای مختلف برای مرتبسازی و جستجوی اطلاعات است. پس از سازماندهی دادهها، با اضافه کردن فیلترهای مختلف به پرونده پرسنلی، میتوانید به راحتی و به سرعت به اطلاعات مربوط به هریک از کارمندان خود دسترسی پیدا کنید.
مرحله 5
یکی از چالشهای اصلی در نگهداری پرونده پرسنلی، به روز بودن اطلاعات افراد در پرونده است. برای رفع این چالش، پیشنهاد میشود تا افراد به صورت دورهای اطلاعات شخصی خود را بهروزرسانی کنند و شما نیز سایر اطلاعات مانند تغییر پست شغلی و بخش مربوطه را دستی بهروزرسانی کنید. اینکه اطلاعات پرسنلی بهروز باشد، بهشما کمک میکند تا در هنگام انجام برنامههای مختلف مانند برنامهریزی جلسات، توزیع کار و کارتابلیها، با بهروز بودن اطلاعات مربوط به کارکنان بهتر و کارآمدتر عمل کنید. بهروزرسانی اطلاعات کارمندان باعث میشود تا برنامهریزی های کاری بهتر و کارآمدتر باشد.
اکسل پرونده پرسنلی
این فایلها شامل یک پوستر یا یک قالب اصلی برای فایلهای پرسنلی هستند و میتوانند به طور موثری در ایجاد نرم افزار پرسنلی کمک کنند. برخی از ویژگیهای مشترکی که این فایلها شامل آنها هستند عبارتند از:
۱- فضایی برای ذخیره اطلاعات مانند نام کاربر، سمت، شماره تلفن، آدرس، آدرس ایمیل و تاریخ استخدام فرد در سازمان.
۲- قالب زیبا و حرفهای با رنگهای مناسب برای چشم.
۳- برچسب عنوانهای ستون جهت دسترسی سریع تر به اطلاعات مورد نیاز.
جمعبندی
در این مقاله، به نحوه ساخت یک پرونده پرسنلی و لیست حضور و غیاب در اکسل پرداختیم. نگهداری، سازماندهی و مدیریت اطلاعات پرسنلی از مسائل حیاتی در کسبوکارها بهخصوص جهت کارایی و بهره وری کارمندان محسوب میشود. استفاده از یک پرونده پرسنلی در اکسل، به کارفرمایان کمک میکند تا در این مورد بهروز و منظم باشند. دسترسی به اطلاعات مورد نیاز، کاهش خطاها و با پاسخ دهی سریعتر نیازهای مرتبط با پرسنل برسند. برای مشاوره بیشتر درباره نحوه ایجاد پرونده پرسنلی در اکسل را در گامهای ساده میتوانید از منابع انسانی برای سازماندهی اطلاعات پرسنلی خود استفاده کنید. برای جمع آوری لیست پرسنل در اکسل (داشبورد پرسنلی در اکسل) و ساخت پرونده پرسنلی در اکسل می بایستی اسناد و مدارک مربوطه را ابتدا بایگانی نمود
