تنخواه چیست ؟
تنخواه (Petty) مبلغی قابل هزینه است که در واحدهای تدارکاتی بسیار مورد استفاده قرار می گیرد و کارپردازان و تنخواه داران برای تسویه مبلغ تنخواه خود از مبلغ صورت خلاصه تنخواه استفاده می نمایند. عموما برای صورت خلاصه تنخواه فرم خاصی طراحی شده و مورد استفاده قرار می گیرد که این فرم ها سلیقه ای بوده و استاندارد خاصی ندارد.
تنخواه گردان چه کسی است ؟
تنخواه گردان(Petty cash) مبلغی پول (معمولاً پول نقد) است که برای رفع نیازهای مالی کوچک و جاری شرکت‌ها و موسسات در اختیار کارمندانی قرار می‌گیرد. هدف از این کار پرداخت سریع بهای خدمات و کالاهایی است که به‌طور روزمره در جریان فعالیت شرکت خریده می‌شود. تنخواه گردان روند پرداخت را بدون نیاز به صدور چک یا دیگر اوراق بهادارر مقابل رسید به یک یا چند کارمند می‌سپارد تا بسته به نیاز خرج کنند
فرم خلاصه تنخواه گردان ورد (Word) و اکسل (Excel)
فایل ورد فرم خلاصه تنخواه گردان می باشد . شما میتوانید بسته به نیاز و سلیقه خود آنها را ویرایش و تنظیم کنید . برای دانلود فرم های خلاصه تنخواه گردان میتوانید از لینک ها استفاده کنید
فرم تنخواه گردان
برای دسته بندی و ارائه تمامی پرداخت های انجام شده توسط تنخواه دار فرمی ایجاد شده است که فرم تنخواه حسابداری و یا فرم تنخواه گردان گفته می شود. در شرکت ها و ادارات برای پرداخت های جزیی فوری موجود در شرکت وجهی که به آن تنخواه گفته می شود به فردی مطمئن و قابل اعتماد به نام تنخواه گردان داده می شود به فرآیند استفاده از تنخواه و واگذاری آن به تنخواه دار، فرآیند تنخواه گردان گفته می شود. در فرایند تنخواه گردان نیاز است تا تنخواه دار ریز پرداخت های انجام شده را به همراه فاکتور و یا رسید به موسسه یا شرکت ارائه دهد.
نمونه فایل تنخواه گردان
ماهیت تنخواه
حساب تنخواه دائمی است یعنی مانده اش به سال مالی بعد منتقل می شود. عامل ایجاد تشکیل حساب تنخواه این است که پرداخت هزینه های جزیی و روزمره که مبالغ کوچکی نیز هستند برای ثبت در دفاتر اصلی حسابداری، حسابدار را دچار مشکل می کند. زیرا این مبالغ کوچک ممکن است بر روی چند حساب تاثیر بگذارند و حسابدار مجبور شود که یک یا چند حساب را از دفاتر خود کم و زیاد کند که این کار درست نیست. از این رو حسابی جداگانه برای پرداخت اینگونه هزینه ها به نام حساب تنخواه ایجاد شده.
فرم تنخواه چیست و چگونه تهیه می شود؟
فرم تنخواه حسابداری فرمی است که برای دسته بندی پرداخت های انجام شده توسط تنخواه دار و ارائه سند مربوط به هر پرداخت به حسابداری تهیه می شود که توسط تنخواه دار تکمیل و در دوره ی شارژ تنخواه به شرکت یا موسسه ارائه می شود. تنخواه دار برای تکمیل فرم تنخواه می بایست اطلاعاتی نظیر شماره فاکتور، مبلغ پرداخت شده، شرح پرداخت و یا توضیحات مربوط به پرداخت را جهت شفاف سازی پرداخت های انجام شده ثبت و به حسابدار و یا مسئول شارژ تنخواه ارائه دهد. تهیه فرم تنخواه کار پیچیده و دشواری نیست و اصول و چارت مشخصی جهت تهیه موجود نیست و هر شرکت بسته به نیاز های خود فرم تنخواه را تنظیم می کند و یا از فرم های آماده استفاده می کند. سایت تنخواه گردان نیز فرم خام درخواست تنخواه را تهیه و تنظیم کرده است که در قالب ورد و اکسل قابل دریافت می باشد. برای دانلود رایگان فرم تنخواه در قالب ورد و اکسل با قابلیت ویرایش به لینک های دانلود موجود در پایان مقاله مراجعه نمایید
نمونه فرم تنخواه حسابداری
نمونه فرم تنخواه که توسط سایت تنخواه گردان تهیه شده است دارای ستون های اطلاعاتی مختلفی می باشد که بسیار جامع و کامل تمام مواردی که برای ثبت توسط تنخواه دار نیاز است را دربر می‌گیرد. نمونه فرم‌های تنخواه موجود در سایت قابلیت ویرایش نیز دارند که بسته یه نیاز و سلیقه شما عزیزان میتوانید آن‌را تغییر دهید
انواع تنخواه گردان در حسابداری
تنخواه گردان حسابداری که در انگلیسی با عبارت (Imprest Funds) شناخته می شود مقداری وجه نقد است که برای سهولت در کار و انجام امور روزمره و پرداخت هزینه های جزئی شرکت ها و موسسات نگهداری می شود. این وجه تنخواه یا همان تنخواه گردان است که به یکی از پرسنل شرکت تحویل داده می شود. این شخص که معمولا مامور خرید شرکت یا موسسه مورد نظر است موظف است همه مدارک مثبته مبنی بر پرداخت که به صورت رسید، فاکتور یا قبض مربوطه را نزد خود نگه دارد.
حتی اگر هزینه بسیار اندکی هم پرداخت می شود وی باید مدارک آن را نزد خود نگه دارد، چرا که در پایان دوره مالی همین هزینه های جزئی در تعداد بالا با هم دیگر جمع می شوند و هزینه زیادی را تشکیل می دهند. همه هزینه هایی که توسط تنخواه گردان از حساب تنخواه انجام می شود باید با اسناد واضح و رسمی به حسابداری مجموعه تحویل داده شود. اسناد آن هم باید ثبت زمان پرداخت و هزینه پرداختی همراه باشند.
رسیدهای تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری باید توسط مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود و بهتر است در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه نگهداری شود.به یاد داشته باشید که تنخواه باید در حسابی قرار بگیرد که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد.
تنخواه دار باید فردی مورد اعتماد و صادق باشد و بهتر است مورد تایید هیئت مدیره مجموعه نیز قرار گرفته باشد. نکته مهم در مورد تنخواه این است که منابع مالی موجود در حساب تنخواه تنها باید برای امورات مالی مربوط به شرکت مورد استفاده قرار گیرد و به هیچ وجه نباید برای منافع شخصی از آن استفاده کرد. معمولا در موسسات و شرکت های بزرگ شغل تنخواه دار یک شغل بسیار مهم و حساس شناخته می شود.
مهمترین اهداف
اهداف اصلی از ایجاد حساب تنخواه گردان شامل این 3 مورد است:
- پرداخت آسان و سریع هزینه ها: با استفاده از تنخواه هزینه های جاری و جزئی شرکت با سرعت و دقت بیشتری انجام می شود، اما فقط همین نیست، در برخی شرایط می توان از تنخواه برای پرداخت هزینه های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آن ها وجود ندارد استفاده کرد.
- کاهش حجم عملیات های حسابداری: استفاده از تنخواه برای پرداخت باعث کاهش حجم عملیات های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه می شود. هر چه پرداخت های یک شرکت به سمت پرداخت های بانکی یا صندوق شرکت پیش برود سرعت در پرداخت کاهش پیدا می کند و عملیات حسابداری را در شرکت طولانی تر و پیچیده تر می کند، اما پرداخت بخشی از هزینه ها با استفاده از تنخواه برای پرداخت از این فشار می کاهد.
- کنترل وجوه نقد مجموعه: کنترل وجود نقد برای هزینه های جزئی و نقدی شرکت، خود امری مهم است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می شود.
تعاریف مهم
به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند. وظایف تنخواه دار معمولا در هر شرکت بر اساس سیاست های داخلی شرکت به چند دسته تقسیم می شود. تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی برخی از مهمترین انواع تنخواه گردان هستند. در ادامه توضیحی کوتاه در مورد مهمترین آن ها ارائه می کنیم.
- تنخواه گردان ثابت
در حال تنخواه گردان ثابت با توجه به نیازهای شرکت هر ماه با تایید مدیر امور مالی مبلغی مشخص برای هزینه های شرکت در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. مسئول تنخواه گردان هم باید خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را طی زمانی مشخص به بخش حسابداری تحویل دهد. البته در پایان هر ماه یا دوره مالی مسئول تنخواه گردان باید صورت خلاصه پرداخت های ماه قبل را ارائه دهد. نکته مهم این است که در تنخواه گردان ثابت از این حساب تنخواه نباید هیچ هزینه ای به جز هزینه های مشخص شده انجام شود.
- تنخواه گردان متغیر
در روش تنخواه گردان متغیر سقف مبلغی مشخص می شود این مبلغ که توسط مدیران مجموعه مشخص می شود برای هزینه های شرکت و خرید در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه دار باید رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه ها را با مبلغ باقیمانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه گردان اولیه به حسابداری تحویل دهد.
عملیات مالی
ماهیت حساب تنخواه دارایی است. این حساب از نظر ماهیت درست شبیه صندوق است. زمانی که این حساب بدهکار می شود مبلغ آن افزایش پیدا می کند و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کاهش پیدا می کند.
برای انجام ثبت حسابداری حساب تنخواه و از انجام عملیات های مالی نیز باید از یکی از روش های تنخواه گردان ثابت یا متغیر استفاده کرد. البته اکنون با استفاده از نرم افزار حسابداری حرفه ای می توانید به راحتی عملیات های مالی و ثبت های حسابداری تنخواه گردان را بدون هیچ مشکلی و در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید
روش‌های ثبت حسابداری آن
الف- تنخواه گردان با مبلغ ثابت:
در این روش، حداکثر مبلغ تنخواه گردان تعیین شده و طى چکى به مسوولین تنخواه گردان پرداخت مى گردد. به عنوان مثال فرض کنید شرکت بهار با پرداخت مبلغ 100000 ریال به آقاى الف تنخواه گردانى ایجاد نماید. در این موقع معادل مبلغ چک، حسابى به نام تنخواه گردان بدهکارو حساب بانک به همین مبلغ بستانکار مى شود
ثبت سند تنخواه گردان فوق به شرح زیر است
| تاریخ | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
| 1×13 14/1 | حساب تنخواه گردان حساب بانک بابت پرداخت به آقاى الف جهت تنخواه گردان | | 100000 | 100000 |
مسئول از محل مبلغ دریافتى، هزینه هاى انجام شده را پرداخت و مدارک مثبته این هزینه ها را جهت تجدید مبلغ تنخواه گردان به دایره حسابدارى ارائه مى نماید. دایره حسابدارى پس از رسیدگى به مدارک و حصول اطمینان، چکى معادل هزینه هاى انجام شده صادر و به مسوول تنخواه گردان تسلیم مى نماید.
معمولا مانده حساب تنخواه گردان در پایان دوره مالى یا هنگام تعویض متصدى تنخواه گردان به بانک یا صندوق واریز و اسناد هزینه هاى انجام شده توسط تنخواه به دایره حسابدارى ارائه مى گردد تا این هزینه ها به درستى در دوره مربوطه ثبت گردند. هرگاه تصمیم به افزایش تنخواه گردان گرفته شود، حساب تنخواه گردان یکبار دیگر معادل مبلغ دریافتى توسط مسوول تنخواه گردان، بدهکار و حساب بانک بستانکار مى گردد. در هنگام کاهش مبلغ تنخواه گردان، حساب بانک یا صندوق یا هزینه ها بدهکار و معادل آن، حساب تنخواه گردان بستانکار مى گردد.
ب- تنخواه گردان متغیر
نوع دیگر تنخواه گردان بدین طریق است که مبلغى به عنوان تنخواه گردان طى چکى به مسئول تنخواه گردان پرداخت شده و هر بار که اسناد مربوط به هزینه ارائه مى شود از حساب وى کسر مى گردد. مبلغ پرداختى به مسوول تنخواه گردان بابت تجدید آن، در هر بار معادل اسناد هزینه ارائه شده توسط وى مى باشد. البته در این نوع تنخواه گردان پرداخت وجه لزوما همزمان با ثبت هزینه هاى انجام شده، نبوده، بلکه پرداخت وجه با درخواست از طرف مسوول تنخواه گردان صورت مى گیرد. ثبت ایجاد تنخواه همانند ثبت اول در روش تنخواه با مبلغ ثابت مى باشد.
اما در صورت انجام هزینه ها توسط مسوول تنخواه گردان ثبت هاى زیر انجام مى شود، براى مثال آقاى الف در تاریخ 18 فروردین اسناد و مدارک مثبته اى دال بر انجام هزینه ملزومات به مبلغ 140000ریال و تعمیرات وسائط نقلیه به مبلغ 200000ریال به دایره حسابدارى ارائه نمود. پس از بررسى مدارک فوق و حصول اطمینان از صحت مدارک، ثبت زیر در دفاتر شرکت صورت پذیرفت(فرض شده است که تنخواه گردانی به مبلغ 500000 ریال به آقاى الف واگذار شده است):
| تاریخ | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
| 18/1 | حساب هزینه ملزومات حساب هزینه تعمیر وسائط نقلیه حساب تنخواه گردان بابت هزینه هاى انجام شده از محل تنخواه گردان | | 140000 200000 | 340000 |
حال چنانچه آقاى الف وجه نقد درخواست نماید معادل مبلغ پرداخت شده به آقاى الف حساب تنخواه گردان بدهکار و بانک بستانکار مى گردد. فرض کنید آقاى احمدى در تاریخ 21 فروردین ماه مبلغ 400000 ریال وجه نقد درخواست نماید. ثبت لازم در این تاریخ به شرح زیر خواهد بود:
| تاریخ | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
| 21/1 | حساب تنخواه گردان حساب بانک پرداخت به آقاى الف بابت تنخواه | | 400000 | 400000 |
به این ترتیب حساب تنخواه گردان مرتبا بدهکار و بستانکار مى گردد. در پایان دوره مالى و در صورت تعویض متصدى تنخواه گردان مانند روش تنخواه گردان با مبلغ ثابت برخورد خواهد شد، توجه به این نکته که در صورت وجود اسناد هزینه ابتدا مى بایست هزینه ها در دفاتر ثبت شده و سپس مراتب بعدى انجام شود.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق دار چیست؟
بیشتر از هر حساب دیگری ماهیت حساب تنخواه گردان با صندوق شبیه است. اما چه چیزی تنخواه گردان را از صندوق متمایز می کند؟ تفاوت حساب تنخواه گردان با حساب صندوق در چه چیزهایی است؟
اول از همه اینکه پرداخت هایی که از طریق حساب صندوق انجام می شود باید به صورت روزانه ثبت شود، اما پرداخت هایی که توسط حساب تنخواه انجام می شود باید در زمانی که واریز هزینه ها انجام می گیرد ثبت شوند.
ضمنا پرداخت های حساب تنخواه معمولا جهت هزینه های مشخص شده انجام می گردد، اما پرداخت های صندوق معمولا محدودیت مشخصی ندارند
چند نکته در مورد افتتاح حساب تنخواه و فرآیند پرداخت ها
قبل از افتتاح حساب تنخواه باید به چند نکته توجه شود:
- صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود.
- میزان وجهی که در اختیار تنخواه قرار می گیرد توسط هیئت مدیره تعیین شود و پرداخت یکبار انجام شود.
- در قبال پرداخت انجام شده به حساب تنخواه باید رسید معتبر دریافت شود.
- تنخواه دار باید در قبال هزینه های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند.
- اسناد پرداخت که توسط تنخواه دار ارائه می شود باید به خوبی نگه داری و بایگانی شوند.
- در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت شود.
نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری
در صورتی که تمایل داشته باشید در تصاویر زیر می توانید نمونه هایی از فرم تنخواه گردان حسابداری را مشاهده کنید. لازم به ذکر است که نرم افزارهای حسابداری می توانند به راحتی چنین فرم هایی تهیه کنند و عملیات های حسابداری تنخواه را به راحتی انجام دهند. البته قبل از اینکه قصد تهیه یک نرم افزار حسابداری را داشته باشید بهتر است با ویژگی هایی که یک نرم افزار حسابداری را به بهترین نرم افزار حسابداری تبدیل می کند آشنا شوید.
رسید تنخواه و اسناد تنخواه گردان
رسید تنخواه به رسیدی گفته می شود که توسط تنخواه دار به حسابداری ارائه می شود و نشان دهنده این است که چه مبلغی هزینه شده است. مبلغ این رسید باید به صورت دقیق در فرمت عدد و حروف ذکر شود. تاریخ هزینه و طرف هزینه ای که در قبال دریافت کالا یا خدمت به آن هزینه پرداخت شده نیز باید در این رسید قید شود. در نهایت این رسید باید توسط تنخواه دار و مدیر حسابداری مجموعه امضا گردد.
البته برای اینکه رسید جنبه رسمی پیدا کند باید دارای شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال نیز باشد. در صورتی که موارد بالا موجود نباشد یا رسید دارای خدشه و پارگی باشد اعتبار رسمی ندارد و نمی تواند در بایگانی شرکت ثبت شود.
برگ پرداخت تنخواه گردان، فرم مجوز ایجاد تنخواه گردان، فهرست صورت هزینه های تنخواه گردان از اسناد مربوطه تنخواه هستند.
در این میان پیشنهاد می کنیم در صورتی که قصد دارید اطلاعات بیشتری در مورد اظهارنامه مالیاتی و نحوه تهیه و تکمیل آن بیشتر بدانید مقاله اظهارنامه مالیاتی چیست را مطالعه کنید.
رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
در پایان ذکر این نکته مهم را فراموش نکنیم که در بعضی از مجموعه ها حساب تنخواه در پایان سال یا دوره مالی مورد نظر بسته می شود و در برخی موارد نیز مانده حساب آن به دوره بعدی منتقل می شود.
در مجموع رسیدگی به اسناد تنخواه گردان نیز در سه مرحله قبل از پرداخت و بعد از پرداخت انجام می گیرد.
سند حسابداری تنخواه گردان :
هزینه – بدهکار
تنخواه گران – بستانکار
ریشه کلمه تنخواه
این واژه در اصل «تنخا» است که به غلط آن را «تنخواه» می‌گویند و می‌نویسند تا تصورات ما را مساله‌دار کنند. «تنخا» شکلی از لغت tanga به معنی پول یا سکه است. جالب است این واژه در فارسی کهن dânake نوشته می‌شده که همان دانگ یا یک ششمِ خودمان است.
تنخواه دار کیست؟
فردی که مسئولیت پرداخت هزینه های جاری یک سازمان بر عهده وی می باشد، تنخواه دار نامیده می شود. در شرکت های بزرگ تر که دارای چندین بخش هستند، هر بخش یک نفر مسئولیت تنخواه را بر عهده دارد. به مبلغ مشخص شده تنخواه و به فردی که عهده دار تنخواه است تنخواه دار گویند
جمع بندی
تنخواه گردان مبلغی پول (معمولاً پول نقد) است که برای رفع نیازهای مالی کوچک و جاری شرکت‌ها و موسسات در اختیار کارمندانی قرار می‌گیرد. هدف از این کار پرداخت سریع بهای خدمات و کالاهایی است که به‌طورروزمره در جریان فعالیت شرکت خریده می‌شود. تنخواه گردان روند پرداخت را بدون نیاز به صدور چک یا دیگر اوراق بهادار تسریع می‌کند.
