خزانه و خزانه داری
خزانه داری (treasury management) یکی از قسمت های حسابداری یک سازمان است که انجام کلیه عملیاتهای خزانه کسب و کارها بر عهده خزانه دار است. در واقع خزانه داری در حسابداری به معنای مدیریت دریافتها و پرداختهای است خزانه داری ثبت و نگهداری اسناد دریافتنی و پرداختنی است در واقع خزانه داری روشی برای ثبت رویدادهای مالی مربوطه در اسناد دریافتنی و پرداختنی است .
خزانه (Treasury) مکانی است که در آن داراییهای یک بنگاه اقتصادی شامل وجوه نقد، اموال و… نگهداری میشود و عملیات خزانه داری فعالیتهایی شامل ثبت های حسابداری خزانه داری، کنترل و سازماندهی اسناد مختلف (چک، سفته، برات)، داراییهای نقدی و عملیات دریافت و پرداخت است.
تعاریف خزانه و خزانه داری
- خزانه دولتی که درآمدها و هزینههای دولت را زیر نظر دارد. مثل وزارت اقتصاد و دارایی که زیر نظر خزانه داری کل کشور فعالیت میکند.
- خزانه ای که در آن داراییهای مالی یا کالاهای گرانقیمتی مثل طلا و الماس نگهداری میشود.
- خزانه ای که سرمایههای نقدی و غیر نقدی یک سازمان در آن نگهداری، سازماندهی و مدیریت میشود و منظور از خزانه داری در حسابداری، این دسته از فعالیتها است.
عملیات خزانه داری در حسابداری شامل دو بخش نقدی و غیر نقدی است. برای اطلاع از اینکه حسابداری خزانه داری چیست در ادامه مطلب همراه ما باشید.
عملیات نقدی حسابداری خزانه
شامل فعالیتهایی مثل واریز، برداشت و یا انتقال حسابها، تنخواهگردانی و ساماندهی کلیه حسابهای نقدی یک موسسه، شرکت یا سازمان است. عملیات نقدی در همان تاریخی که انجام میشود، ثبت و طی آن، یک طرف بدهکار و طرف دیگر بستانکار میشود.
عملیات غیر نقدی حسابداری خزانه
به فعالیتهایی که به صورت مدتدار و متعهدانه انجام و در آن یک سند در وجه ذینفع صادر میشود؛ عملیات غیر نقدی گفته میشود. مثل صدور چک یا سفته که یک تاریخ مشخص برای نقد شدن دارد و صارکننده در تاریخ مشخص آن، متعهد به پرداخت وجه است. عملیات ثبت اسناد غیر نقدی در 2 مرحله انجام میشود
- دریافت و پرداخت سند: در تاریخ تبادل سند بین دو شخص حقیقی یا حقوقی، صادرکننده سند بستانکار و دریافتکننده بدهکار محسوب میشود و اسناد قابل پرداخت به عنوان بدهی و اسناد قابل دریافت به عنوان دارایی ثبت میشود.
- وصول سند: نقد شدن اسناد در تاریخ مقرر آن را وصول میگویند. در هنگام وصول قابل دریافت، حساب اسناد دریافتی، بستانکار و وصول کننده بدهکار میشود
در عملیات غیر نقدی خزانه داری در حسابداری اصطلاحاتی وجود دارد که هر حسابدار و خزانه داری باید با آنها آشنا باشد.
- واگذار به غیر: زمانی که اسناد قابل دریافت را به شخص دیگری واگذار میکنید. مثل خرج کردن چک
- واگذار به بانک: زمانی که یک برگ چک را به بانک تحویل میدهید تا بعد از وصول ان، مبلغ مورد نظر را به حساب واریز نماید. (کلر)
- واخواست: پس گرفتن یک سند از بانک یا غیر را واخواست میگویند.
- استرداد: بازگرداندن سند به صادرکننده یا پرداختکننده را استرداد میگویند.
- برگشت: اگر یک سند، در زمان مقرر آن به دلایلی مثل عدم یا کمبود موجودی، کسر امضا یا مخدوش بودن آن سند و… وصول نشود؛ اصطلاحا میگویند ان سند برگشت خورده است
وظایف حسابدار خزانه
شرح وظایف حسابدار خزانه بسته به نوع شرکت، موسسه و سازمان و نیاز آنها و همچنین دیدگاه مدیران مالی متفاوت است. اما به طور کلی حدود مسئولیتها و وظایف حسابدار خزانه شامل موارد زیر است:
- نگهداری و کنترل حسابهای بانکی شرکت
- نگهداری اسناد مالی و بایگانی کردن آنها به روشهای مختلف دستی و نرم افزاری
- صدور و دریافت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
- تنخواه گردانی
- حل و فصل مغایرتهای بانکی
- انجام مشاورههای مالیاتی
- پرداخت حقوق کارکنان
- یاداوری موعد پرداخت تعهدات به مدیران شرکت برای تامین منابع مالی و ساماندهی تاریخ تعهدات متناسب با منابع مالی سازمان
- ارائه گزارشهای مالی مثل صندوق ها، وضعیت چکهای معوقه و برگشتی، ضمانتنامهها و… به مدیران سازمان
- هماهنگی با همه بخشهای شرکت و سازمان برای دریافت و پرداختها و تراز بودن حسابها.
شرح وظایف حسابدار خزانه در بخش مالی
حسابداری خزانه وظیفه دارد با تمامی بخشهای مالی ارتباط کامل داشته باشد و برای آزادسازی ضمانت مشتریان، عملیات لازم جهت همکاری را انجام دهد. همچنین وظیفه دیگر هماهنگی با بخشهای مختلف از جمله بخش مالی خزانه است تا گزارشات را بر اساس آییننامههای داخلی شرکت انجام دهد. حسابداری خزانه وظیفه دارد ترازهای مالی را بررسی کند و برای این کار باید با واحد مالی هماهنگی داشته باشد و طبق دستورات واحد مالی اعلام میکند این کار را انجام دهد.
وظایف خزانه دار به منظور ارتقای سطح علمی
حسابداری خزانه باید در جلساتی که برای ارتقای بخش خزانه توسط شرکت برگزار میشود شرکت کند و اطلاعات خود را از طریق این جلسه افزایش دهد و همچنین از طریق معاملات مختلف اطلاعات خود را به روز کند و بتواند اطلاعات زیادی درباره انواع معاملات داشته باشد تا در زمینه شغلی خود برای حسابداری خزانه از آن اطلاعات به منظور ارتقای خزانه استفاده نماید.
اخلاق حرفهای کارکنان خزانه
تمامی افرادی که داخل خزانه و حسابداری مشغول به فعالیت و کار هستند باید اخلاق حرفهای داشته باشند و این به منظور افشا نکردن رازهای داخل حسابداری خزانه مانند حسابهای مالی و میزان موجودی خزانه که هیچ شخصی نباید از آنها اطلاعاتی داشته باشد به جز واحد مالی که وظیفه گردش حساب را دارد، است.
حسابداری خزانه باید تا حد امکان از ورود افراد متفرقه به داخل خزانهداری جلوگیری نماید و تا حد امکان با حسن اخلاق و رفتار مناسب این نکته را به همگان اعلام دارد که نباید به این مکان وارد شوند و ورود آنها میتواند باعث شود که اگر مشکلی در خزانهداری ایجاد شود، مقصر رتبه اول آن مشکل، شخصی است که به داخل خزانه راه یافته است.
یکی از مهمترین وظایف کارکنان خزانه به خصوص حسابداران این است که اگر رفتار مشکوک از یکی از کارکنان مشاهده شود باید حتماً به مدیریت اعلام شود البته این نکته فراموش نشود که اگر آدم شکاکی هستید نمیتوانید به عنوان حسابدار و کارکنان در خزانه مشغول شوید زیرا باعث میشود که رفتار اکثر افراد را به صورت مشکوک مشاهده نمایید و این کار را برای شما و مدیران شرکت مشکل ساز میکند.
وظیفه دیگر جلوگیری کردن از جابجایی نوبت پرداختها میباشد که باعث مشکلات زیادی برای شرکت میشوند و تحت هیچ شرایطی نباید نوبت پرداختهای مختلف حتی به مبالغ کم توسط افراد مختلف تغییر یابد.
وظایف حسابدار خزانه
حسابداری خزانه باید با رئیس حسابداری و حسابرسی شرکت به طور کامل در ارتباط باشد و اگر لزومی پیش آید میتواند با مدیریت شرکت هم مشکل خود را بیان کند. اگر بخواهیم به طور کلی بیان کنیم حسابداری خزانه باید با تمامی واحدهای شرکت و کارمندان او در ارتباط باشد زیرا در تمام بخشهای شرکت مطالباتی صورت میگیرد که خزانهدار باید از اطلاعات آنها با خبر باشد و اگر آشنایی کامل با همکاران خود داشته باشد راه ارتباطی او بهتر است.
انواع اسناد خزانه داری
کلیه امور مربوط به خزانه داری در حسابداری به وسیله اسناد، به عنوان مهمترین چیزی که حسابدار خزانه با آن سر و کار دارد؛ انجام میشود. مهمترین اسناد خزانه داری عبارتند از:
- اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت مثل چکهای دریافتی یا چکهای برگشتی
- اسناد ضمانتنامه
- اسناد مالی مربوط به خزانه
مزایای استفاده از خزانه داری
وجود یک سیستم خزانه داری در حسابداری برای بنگاههای اقتصادی به دلیل پیچیدگیهای عملیاتهای نقدی و غیر نقدی و سازماندهی و مدیریت آنها و ضرورت پاسخگویی به سهامداران و شرکای تجاری یک سازمان اهمیت زیادی دارد. مزایای حسابداری خزانه عبارتند از:
- مدیریت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
- تغییر وضعیت اسناد قابل دریافت در حالتهای مختلف وصول نشده، در جریان وصول، وصول شده، برگشتی، واگذار شده یا نقد شده.
- امکان تغییر وضعیت اسناد قابل پرداخت در حالتهای مختلف پاس نشده، پاس شده یا عودت یافته.
- انجام کلیه عملیات مالی از قبیل صدور سند، ایجاد، اصلاح و… به صورت خودکار
- امکان نگهداری به روز اطلاعات صندوقها و بانکها
- ارائه گزارشهای مختلف مالی مثل ریز دریافتها و پرداختها، گزارش موازنه منابع و مصارف، گزارش موجودی صندوق و…
- بایگانی نامهها، اسناد حسابداری امـور مالی و پروندههای طبقهبندی شده به گونه ای که دسترسی به آنها در حـداقل زمان ممکن میسر باشد.
- نگهداری و راهبری و ثبت اطلاعات خزانه داری در سیستم خزانه داری و تدوین گزارشهای لازم از سیستم و تهیه نسخه پشتیبان از آنها.
- کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارشهای روزانه از موجودی بانکها و کلیه دریافتها و پرداخت ها
جمع بندی
خزانه داری یکی بخشهای عملیاتی مهم و حساس در حسابداری است و خزانه داری در حسابداری به معنی ثبت کلیه فعالیتهای مالی یک بنگاه اقتصادی مثل طبقهبندی و نگهداری اسناد ضمانتنامه، چکهای دریافتی از مشتریان، پیگیری چکهای برگشتی و ارائه به بخش حقوقی شرکت، بایگانی دستی و سیستمی کلیه اسناد خزانه و … و تهیه جداول و ارائه گزارشهای مالی و تحلیلی است.
