کدینگ حسابداری چیست؟
رویداد های مالی در فرایند های حسابداری فراوان و متنوع اند.بنابراین مجبوریم این رویداد ها را دسته بندی کنیم، تا بی نظمی حاصل از تنوع و تعدد این حجم بزرگ از اطلاعات را خنثی سازیم. کدینگ حسابداری این وظیفه مهم را بر عهده گرفته و عملیات مالی را به نحو احسن دسته بندی کرده و سطوح اصلی و فرعی آنرا کدگذاری می کند.
هدف از کدینگ حسابداری چیست؟
کدینگ حسابداری در حسابداری هر کسب و کاری نیاز است و با اهداف زیر انجام میشود.
- کدینگ حسابداری برای استاندارد شدن عملیات های مالی و یکپارچه سازی آن بر اساس یک الگوی مشخص انجام میشود.
- کدینگ حسابداری باعث میشود تا سرعت و دقت در عملیات مالی بیشتر شده و خطای انسانی کاهش یابد.
- کدینگ حسابداری گزارشگیری را برای حسابداران راحتتر میکند.
مراحل کدینگ حسابداری:
از آنجا که تعداد و تنوع حساب ها بسیار زیاد است. متاسفانه امکان بررسی همه آن ها وجود ندارد اما تمام گروه حساب ها و حساب های کل آن ها را خواهیم گفت. همچنین در مرحله سوم از هر گروه حساب، یک نمونه را برایتان مثال خواهیم زد. با این مقاله همراه باشید.
مرحله اول کدینگ:
تعیین گروه حساب ها اولین بخش کدینگ محسوب می شود. در این بخش به هر گروه از حساب ها یک عدد اختصاص داده می شود که در زیر مشاهده می کنید.
کد حساب گروه حساب
۱ دارایی های جاری
۲ دارایی های غیر جاری
۳ بدهی های جاری
۴ بدهی های بلندمدت
۵ حقوق صاحبان سهام
۶ درآمدها
۷ بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده
۸ هزینه ها
۹ سایر حساب ها
بخش دوم کدینگ:
بخش دوم کدینگ، ریز کردن حساب های مرحله قبل به حساب های کل می باشد. یعنی به هر کدام از حساب های کل گروه های مرحله قبل، یک کد دیگر می دهیم. مثلا موجودی نقد، اولین حساب کل از گروه دارایی های جاری است بنابریان می توان به آن کد 101 داد که در آن 1 به معنای دارایی های جاری و 01 به معنای موجودی نقد می باشد.از آنجایی که ممکن است تعداد حساب های کل هر گروه بیش از 10 قلم باشد بنابراین از یک کد دو رقمی(01) استفاده کردیم.
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | نام حساب کل |
| 1 | دارایی های جاری | 101 | موجودی نقد و بانک |
| 102 | سرمایه گذاری کوتاه مدت |
| 103 | حسابها و اسناد دریافتنی تجاری |
| 104 | سایر حساب ها و اسناد دریافتنی |
| 105 | موجودی مواد و کالا |
| 106 | سفارشات و پیش پرداختها |
| 107 | سپرذه هایمان نزد دیگران |
به طور نمونه دارایی های نامشهود چهارمین حساب از گروه دارایی های غیر جاری است بنابر این کد آن به صورت 204 می باشد. 2 به معنای دارایی های غیر جاری و 04 به معنای چهارمین حساب از گروه دارایی های غیر جاری.
نکته:کد سایر دارایی ها(در دارایی های غیر جاری) 299 می باشد و یک استثنا است.
سود سهام پرداختنی، پنجمین حساب کل، از گروه بدهی های جاری می باشد پس کد آن 305 می شود. در اینجا نیز 3 به معنای گروه بدهی های جاری و 05 به معنای پنجمین حساب این گروه، می باشد.
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | نام حساب کل |
| 3 | بدهی های جاری | 301 | حسابها و اسناد پرداختنی تجاری |
| 302 | سایر حساب ها و اسناد پرداختنی |
| 303 | ذخیره مالیات |
| 304 | سود سهام پرداختنی |
| 305 | سپرده های پرداختنی |
| 306 | سفارشات و پیش پرداختها |
| 307 | اعتبارات مالی دریافتنی کوتاه مدت |
| 308 | ذخایر |
حساب های کل سایر گروه ها را برای آشنایی بیشتر شما در زیر می آوریم.قاعده کد گذاری در آن ها هم همانند چیزی است که توضیح دادیم.
گروه حساب بدهی های بلند مدت:
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | نام حساب کل |
| 4 | بدهی های بلند مدت (غیرجاری) | 401 | حسابها و اسناد پرداختنی بلند مدت |
| 402 | سایر حساب ها و اسناد پرداختنی بلند مدت |
| 403 | اعتبارات مالی دریافتنی بلند مدت |
| 404 | ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان |
| 405 | درآمدهای انتقالی به دورههای آتی |
گروه حساب حقوق صاحبان سهام:
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | نام حساب کل |
| 5 | حقوق صاحبان سهام | 501 | سرمایه پرداخت شده |
| 502 | اندوخته قانونی |
| 503 | سایر اندوخته ها |
| 504 | مازاد تجدید ارزیابی دارایی های ثابت مشهود |
| 505 | سود (زیان) انباشته |
گروه حساب درآمد ها:
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | نام حساب کل |
| 6 | درآمدها | 601 | فروش |
| 602 | درآمد حاصل از ارائه خدمات |
| 603 | سایر درآمدهای عملیاتی |
| 604 | سایر درآمدهای غیر عملیاتی |
گروه حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته:
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | نام حساب کل |
| 7 | بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده | 701 | بهای تمام شده کالای فروش رفته داخلی |
| 702 | بهای تمام شده کالای فروش رفته خارجی |
| 703 | بهای تمام شده خدمات ارائه شده |
گروه حساب هزینه ها:
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | نام حساب کل |
| 8 | هزینه ها | 801 | هزینه حقوق و دستمزد کارکنان غیر تولیدی |
| 802 | هزینه های عملیاتی |
| 803 | سایر هزینه های عملیاتی |
| 804 | هزینه های مالی |
| 805 | هزینه های غیر مالی |
سایر حساب ها:
| کد گروه | گروه حساب | کد حساب کل | نام حساب کل |
| 9 | سایر حسابها | 901 | حسابهای انتظامی |
| 902 | طرف حسابهای انتظامی |
| 903 | تراز افتتاحیه |
| 904 | تراز اختتامیه |
اکنون که با کدینگ بخش دوم حسابداری آشنا شدید، به بخش سوم، یعنی کدینگ درختی حساب های کل می پردازیم.
مرحله سوم کدگذاری:
در این مرحله هر کدام از حساب های کل را به اجزای آن تفکیک کرده و به هرکدام کدی اختصاص می دهیم. با چند مثال نحوه کدگذاری در این مرحله را توضیح می دهیم.با ما همراه باشید.
به طور مثال حساب موجودی نزد بانک ها که از گروه دارایی جاری می باشد و به آن کد 101 دادیم خود دارای هفت بخش است و بخش اول آن موجودی نزد بانک ها نام دارد و ممکن است ارزی یا ریالی باشد. به موجودی نزد بانک ها ریالی، کد 1010101 می دهیم که 101 آن به معنای موجودی نقد و بانک، (متعلق به گروه دارایی های جاری1)و 01 اول به معنای حساب موجودی نزد بانک ها (که زیر شاخه اول موجودی نقد و بانک می باشد)و 01 دوم به معنای ریالی بودن موجودی نزد بانک است.به همین شیوه 1010102 به معنای حساب موجودی نزد بانک ها که به صورت ارزی می باشد،است.
اگر کمی گیج شده اید کافی است چند نمونه ی زیر را ببینید، اجزای کد ها را با خود تکرار کنید و کمی تامل نمایید. ما از هر گروه حساب یک نمونه مثال می زنیم تا بیشتر با مرحله سوم کدینگ آشنا شوید.
گروه حساب دارایی های جاری:
از جمله زیر مجموعه های موجودی نقد و بانک، موجودی نزد تنخواه گردان است که برای رفع نیاز های کوچک روزانه و جاری شرکت به فردی که در همین راستا کار می کند، داده می شود.
گروه حساب دارایی های غیر جاری در کدینگ درختی:
| کد | گروه حساب | معین سطح اول | ماهیت |
| کد | نام حساب |
| 201 | دارایی های ثابت مشهود | 20101 | زمین | بدهکار |
| | 20102 | ساختمان | بدهکار |
| | 20103 | تاسیسات | بدهکار |
| | 20104 | ماشین آلات و تجهیزات | بدهکار |
| | 20105 | ابزارآلات | بدهکار |
| | 20106 | وسائط نقلیه | بدهکار |
| | 20107 | اثاثیه و منصوبات | بدهکار |
| | 20108 | قالب ها | بدهکار |
| | 20109 | لوازم آزمایشگاهی | بدهکار |
| | 20110 | دارایی های سرمایهای موجود در انبار | بدهکار |
گروه حساب بدهی های جاری :
| کد | حساب کل | معین سطح اول | معین سطح دوم | ماهیت |
| کد | نام حساب | کد | نام حساب |
| 301 | حسابها و اسناد پرداختنی تجاری | 30101 | اسناد پرداختنی تجاری | | | بستانکار |
| 30102 | معلق خرید | | | بستانکار |
| 30103 | حساب های پرداختنی تجاری | 3010301 | ریالی | بستانکار |
| 3010302 | ارزی | بستانکار |
گروه حساب حقوق صاحبان سهام:
| کد | حساب کل | معین سطح اول | ماهیت |
| کد | نام حساب |
| 503 | سایر اندوخته ها | 50301 | اندوخته احتیاطی | بستانکار |
| 50302 | اندوخته توسعه و تکمیل | بستانکار |
| 50303 | اندوخته عمومی | بستانکار |
| 50304 | اندوخته جایگزین دارایی ها | بستانکار |
| 50305 | سایر اندوخته ها | بستانکار |
گروه حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته در مرحله 3:
| کد | حساب کل | معین سطح اول | معین سطح اول | ماهیت |
| کد | نام حساب | کد | نام حساب |
| 701 | بهای تمام شده کالای فروش رفته داخلی | 70101 | بهای تمام شده کالای فروش رفته داخلی درون گروهی | 7010101 | مواد مستقیم | بدهکار |
| 7010102 | دستمزد مستقیم | بدهکار |
| 7010103 | سربار | بدهکار |
| 70102 | بهای تمام شده کالای فروش رفته داخلی خارج از گروه | 7010201 | مواد مستقیم | بدهکار |
| 7010202 | دستمزد مستقیم | بدهکار |
| 7010203 | سربار | بدهکار |
گروه حساب هزینه ها در کدگذاری درختی:
| کد | حساب کل | معین سطح اول | معین سطح اول | ماهیت |
| کد | نام حساب | کد | نام حساب |
| 801 | هزینه حقوق و دستمزد کارکنان غیر تولیدی | 80101 | حقوق و دستمزد مستمر | 8010101 | حقوق پایه | بدهکار |
| 8010102 | اضافه کاری مستمر | بدهکار |
| 8010103 | حق جذب | بدهکار |
| 8010104 | فوق العاده مسکن و خوار و بار | بدهکار |
| 8010105 | حق اولاد | بدهکار |
| 8010106 | بن کارگری | بدهکار |
| 8010107 | سهم صندوق کارآموزی | بدهکار |
| 8010108 | بازخرید سنوات خدمت کارکنان | بدهکار |
| 8010109 | حق سرپرستی | بدهکار |
| 8010110 | حق سختی کار | بدهکار |
| 8010111 | ایاب و ذهاب | بدهکار |
| 8010112 | رستوران | بدهکار |
| 8010113 | حق بدی آب و هوا | بدهکار |
| 8010114 | حق تضمین | بدهکار |
| 8010115 | حق شیفت و شب کاری | بدهکار |
| 8010116 | حق نوبت کاری | بدهکار |
| 80102 | حقوق و دستمزد غیر مستمر | 8010201 | عیدی | بدهکار |
| 8010202 | پاداش | بدهکار |
| 8010203 | پاداش بهره وری تولید | بدهکار |
| 8010204 | اضافه کاری غیر مستمر | بدهکار |
| 8010205 | مرخصی استفاده نشده | بدهکار |
| 8010206 | حق سفر مربوط به شغل | بدهکار |
همانطور که دیدید، هزینه حقوق و دستمزد از جمله مهمترین هزینه ها است و یکی از وظایف ساده اما حیاتی حسابداران می باشد. با پرداخت به موقع حقوق و دستمزد سطح بهره وری و کارایی شرکت بالا می رود و موجب ایجاد رابطه ای خوب بین مدیریت و کارکنان می شود. به علاوه، محاسبه درست و به موقع حقوق و دستمزد نیز می تواند به سرعت این فرایند بیافزاید.
گروه سایر حساب ها در کدگذاری درختی:
| کد | حساب کل | معین سطح اول | ماهیت |
| کد | نام حساب |
| 901 | طرف حسابهای انتظامی | 90201 | طرف حسابهای انتظامی به نفع شرکت | خنثی |
| 90202 | طرف حسابهای انتظامی به عهده شرکت | خنثی |
کدینگ سرفصل های معین:(مرحله چهارم)
سطح آخر کدینگ حسابداری، کدینگ سر فصل های معین می باشد. در این بخش سرفصل های معین به طور تفصیلی بررسی می شود. مثلا حساب سرمایه گذاری کوتاه مدت که حساب کل دارایی های جاری می باشد، خود به دو بخش معین سطح یک(سپرده سرمایه گذاری/سرمایه گذاری در سهام/سرمایه گذاری در اوراق مشارکت) و معین سطح دو به ترتیب (سپرده کوتاه مدت/شرکت های پذیرفته شده در بورس،سایر شرکت ها/شرکت های پذیرفته شده در بورس،سایر شرکت ها) قابل تقسیم است که در بخش قبل دیدیم.
همینطور می توان به تفصیلی سطح اول مانند نام شرکت،تفصیلی سطح دوم مانند درصد سود یا نوع سهام و تفصیلی سطح سوم مانند درصد سود ممتاز اشاره کرد.
نرم افزار های مالی:
همانطور که دیدید کدینگ حسابداری کاری زمانبر و حوصله سر بر است! امروزه دیگر کسی به طور دستی اقدام به کدینگ حسابداری نمی کند و از نرم افزار های حسابداری بهره می گیرد.به هرحال این نرم افزار ها نه خسته می شوند نه حتی خطای محاسباتی از آنها سر می زند.همچنین امکان تغییرات گسترده در آنها وجود دارد و گزینه ی مناسبی برای کدگذاری حسابداری می باشند.
انواع کدینگ حسابداری
رایجترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعههای مختلف مورد استفاده قرار میگیرند، شامل ۵ نوع اصلی کدینگ حفظی، کدینگ متوالی، کدینگ سلسله مراتبی، کدینگ وجهی و کدینگ تودهای هستند. در ادامه به توضیح هر یک از این کدینگها خواهیم پرداخت:
- کدینگ متوالی
- کدینگ حفظی
- کدینگ تودهای
- کدینگ سلسله مراتبی
کدینگ متوالی
در کدینگ متوالی یا کدینگ سریالی از اعداد متوالی بهره میبرند و هر کد نماینده یک حساب است. کدینگ متوالی با عنوان کدینگ پیدرپی نیز شناخته میشود.
کدینگ حفظی
در روش حفظی، کدگذاری به صورت مخفف کردن نام حساب و علامتگذاری با حروف الفبا انجام میشود. به عنوان مثال کد «ح – پ» برای حسابهای پرداختنی و کد «ح – د» برای حسابهای دریافتی مورد استفاده قرار میگیرد. با اینکه این سبک کدینگ، ساده به نظر میرسد؛ اما طراحی آن نیاز به یک ساختار مشخص و غیر قابل حدس دارد.
کدینگ تودهای
اگر کسب و کاری بخواهد فقط در یک دوره مالی نسبت به کدینگ اقدام کند، کدینگ تودهای بهترین گزینه است. در روش تودهای، کدها فقط به یک حساب اختصاص داده میشوند. به عنوان مثال در کدینگ تودهای، برای یک حساب معین در یک دوره مالی معین، اعدادی اختصاص داده میشود؛ ولی در صورت تمایل به ادامه فعالیت بعد از یک دوره مالی، باید از کدینگ مناسب استفاده شود.
کدینگ سلسله مراتبی
کدینگ سلسله مراتبی یا درختی، از دیگر روشهای کدگذاری کاربردی است که در آن هیچ گونه محدودیتی برای تعریف حسابهای زیر مجموعه وجود نخواهد داشت. این نوع کدینگ به علت نظم، دقت و عدم محدودیت در تعداد حسابها و دادهها به عنوان یکی از پرکاربردترین کدینگهای موجود شناخته میشود.
با کدینگ درختی میتوان با اضافه کردن یک عدد اعشار به کد حساب، زیر گروه مورد نظر را ایجاد کرد. برای مثال در یک شرکت برای حساب داراییها کد ۴۰۴ در نظر گرفته شده است، در صورتی که حسابدار قصد داشته باشد زیر گروهی به این حساب اضافه کند، میتواند با اضافهکردن یک عدد اعشاری به آن، زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد کند.
سطوح مختلف کدینگ حسابداری
منظور از سطوح کدینگ حسابداری، سطحهایی هستند که طبق آن تراکنشهای مالی را دستهبندی میکنند. با به وجود آمدن نرمافزار حسابداری پیشرفته امکاناتی به وجود آمد تا کاربران بتوانند اطلاعات مختلف مالی و خدمات حسابداری را در سطوح مختلف تقسیم و دستهبندی کنند. اصلیترین سطوح مورد استفاده جهت کدینگ شامل گروه حساب، کد، سطح معین، سطح تفضیلی و کدهای شناور هستند که در ادامه به توضیح هر یک از این موارد میپردازیم:
- گروه حساب
- کد
- سطح معین
- سطح تفضیلی
- کدهای شناور
گروه حساب
سیستمهای حسابداری اغلب، یک سطح حساب بالاتر از حساب کل معرفی خواهند شد. به اصطلاح به آن گروه حساب میگویند که ماهیت کلی حسابها را تعیین میکند. این لایه از ساختار کدینگ حسابداری، صورتهای حسابهای مالی را مورد هدف قرار میدهد. در گروه حساب قادر هستید، همه بدهیهای جاری و غیرجاری، درآمدها و هزینهها، سرمایهگذاران، ذینفعان و حقوق مرتبط با آنها را قرار داد.
کد
از این سطح برای مکتوب کردن دفاتر حسابداری و گزارش گرفتن از آنها استفاده میشود و تشکیلدهنده قسمتهای اصلی صورتهای مالی است. در سیستم کدگذاری ابتدا کد حسابهای گروه و بعد از آن، کد حسابهای کل آورده خواهد شد.
سطح معین
در سطح معین، حسابهای کل به حسابهای کوچکتر و جزئیتر تقسیم میشوند. این حسابها در حسابداری با نام حسابهای معین شناخته شده هستند. از ارتباط حساب معین با حساب تفضیلی در سطوح مختلف، جهت صدور دقیقتر اسناد حسابداری و گزارشگیری شفافتر استفاده میشود. ماهیت یک حساب از نظر بدهکار یا بستانکار بودن در طول یک دوره در سطح معین مشخص خواهد شد. برای انجام تمامی این امور، میتوانید از شرکت مالیاتی نیز کمک بگیرید.
سطح تفضیلی
حسابهای تفضیلی، نوعی حسابهای خرد شده معینی هستند که در اصطلاح به حساب تفضیلی شناخته میشوند. کلیه حسابهای تفضیلی در طبقهبندی شرایط را آسان کرده و شناسایی حسابها را سهولت میبخشند. نام مشتریان، حسابهای بانکی و سایر سرفصلهای شخصی هر مجموعه در سطح تفضیلی قرار میگیرند.
کدهای شناور
حساب تفضیلی شناور، مستقل از حساب معین تعریف شده و برای هر حساب در کل نرمافزار حسابداری یک کد حساب اختصاص داده میشود. در بخش حسابداری نرمافزار میتوانید با استفاده از قسمت کدهای شناور و تعریف ارتباط بین کدها، مدیریت بهتری نسبت به کدینگ حسابداری داشته باشید.
