فرم درخواست خرید کالا چیست ؟
درخواست خرید کالا فرمی است که در سازمان ها و شرکتها قبل از اقدام به خرید ملزومات مورد نیاز شرکتها استفاده می شود.
فرم درخواست خرید کالا و خدمت زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که یکی از مراکز هزینه شرکت نیاز به یک کالا یا خدمت داشته باشد و کالا یا خدمت مورد نظر،از طریق موجودی فعلی کالا و همچنین سازمان کار فعلی شرکت قابل تهیه وتامین نباشد و کالا یا خدمت مورد نظر، بایستی از تامین کنندگان بیرونی تهیه گردد.
در این صورت واحد متقاضی درخواست خود را به واحد انبار یا واحد تدارکات ارسال می کند و این واحدها نسبت به بررسی موجود بودن یا نبودن کالا یا خدمت مورد نظر اقدام نموده و در صورتی که امکان تهیه آن کالا و خدمت مقدور نباشد نسبت به صدور فرم درخواست خرید کالا و خدمت اقدام می نمایند.
مراحل تکمیل و ارسال فرم درخواست خرید کالا و خدمت
فرم درخواست کالا یا خدمت جهت اقدامات لازم بایستی تائیدیه هایی را داشته باشد که جزئیات آن به شرح زیر می باشد :
حتما می بایستی دارای یک سند پیوست همانند درخواست کالا از انبار یا شارژ انبار باشد.
حتما با تایید واحد انبار باشد.
حتما باید دارای تائیدیه واحد تدارکات باشد.
باید دارای تائید واحد مالی باشد.
البته این مراحل و گردش کار می تواند با توجه به نوع شرکت و کوچک یا بزرگی آن،کمتر یا بیشتر شود.مثلا در دستگاههای دولتی،در صورتی که نوع خرید،معاملات متوسط و یا بزرگ باشد واحدهای قراردادها هم می تواند به عنوان یک واحد تایید کننده باشد.
یک مثال از گردش کار فرم درخواست خرید کالا و خدمت
در ادامه یک نمونه از گردش کار فرم درخواست خرید کالا را که در یک دستگاه دولتی مورد استفاده قرار می گیرد را می توانید مشاهده نمائید
1. انباردار فرم درخواست خرید کالا را در دو نسخه سفید ضخیم و رنگی نازک تنظیم و هر دو نسخه را به واحد تدارکات ارسال مینماید.
2. واحد تدارکات نسخ برگ درخواست خرید را به تأیید حسابداری (تعهدات و اعتبارات) و مسئول بخش اداری و مالی میرساند.
3. تدارکات نسخه دوم فرم را به انبار ارسال نموده و نسخه اول را برای انجام عملیات خرید نزد خود نگهداری مینماید.
4. انباردار نسخه دوم را تا زمان دریافت کالا موقتاً نزد خود نگهداری می نماید.
5. انباردار پس از دریافت کالا و مقایسه آن با نسخه دوم برگ درخواست خرید کالا، رسید انبار را براساس کالای دریافتی تنظیم کرده و نسخه دوم برگ درخواست خرید را پس از ثبت اطلاعات در کارت انبار، بایگانی میکند.
6. واحد تدارکات براساس فاکتورهای خرید صورتحسابی تهیه کرده و آن را همراه نسخه اول برگ درخواست خرید و فاکتورها و اسناد ضمیمه دیگر به حسابداری ارسال مینماید.
7. حسابداری فرمهای دریافتی را با هم و رسید انبار مقایسه کرده و پس از انجام عملیات مالی لازم، نسخه اول فرم درخواست خرید کالا را همراه سایر مدارک، حسب مورد، بایگانی یا به حسابداری دفتر مرکزی ارسال مینماید.
یک نمونه از گردش کار واحدهای مختلف در رابطه با فرآیند درخواست کالا تا رسید انبار در تصویر زیر نمایش داده شده است :
اطلاعاتی ضروری در فرم درخواست خرید کالا و خدمت
فرم درخواست خرید کالا و خدمت باید حاوی یک سری اطلاعات باشد تا از هر حیث شفاف بوده تا از بروز خطای احتمالی جلوگیری گردد که مهمترین این اطلاعات به شرح زیر می باشد:
- تاریخ : تاریخ صدور برگ درخواست خرید.
- شماره : شماره مسلسل برگ درخواست خرید.
- واحد درخواست کننده.
- شرایط خرید(عادی،فوری)
- شرح کالا : نام و مشخصات کالای مربوطه.
- اطلاعات فنی کالا در صورت وجود.
- کد یا شماره کالا : شمارهای که کالا تحت آن، در انبار نگهداری میشود.
- مقدار تقاضا شده : مقدار کالایی که جهت ابتیاع مورد تقاضا واقع شده است.
- ملاحظات : توضیحات اضافی که تحت عناوین ستونها نمیتوانند نوشته شوند در این قسمت منظور میگردند.
- امضاء،تاریخ تائید و نام تائید کنندگان فرم درخواست خرید کالا
https://zahabi-co.ir/product/%D8%AA%DA%A9%D9%86%DB%8C%DA%A9%D8%A7%D9%84-%D9%81%D8%A7%DB%8C%D9%84-%D8%AA%D8%AC%D9%87%DB%8C%D8%B2%D8%A7%D8%AA-%D9%BE%D8%B2%D8%B4%DA%A9%DB%8C
